SharePoint против OneDrive: в чем разница?

Узнайте, в чем уникальность каждого из этих продуктов и как выбрать между ними.

Безопасность данных, возможность доступа к ним из любой точки мира и их совместное использование - ключевые аспекты современной работы. Microsoft предлагает два инструмента для этого: OneDrive и SharePoint.

Но в чем их различия и какой из них лучше для вас? Давайте посмотрим, чем они отличаются друг от друга.

Разная целевая аудитория
Microsoft OneDrive - это облачный сервис хранения файлов, ориентированный на отдельных пользователей или малые группы. Вы можете использовать его в качестве персонального хранилища для конфиденциальных данных, которыми делитесь с небольшой группой людей. Его плавная интеграция с приложениями Office делает его отличным выбором для студентов, фрилансеров или самозанятых.

Microsoft SharePoint - это облачная система управления контентом для эффективного совместного сотрудничества команды. Вы можете создавать сайты SharePoint для хранения файлов и предоставления к ним доступа определенным отделам или всей организации. Пользователи на сайте SharePoint могут просматривать и, в зависимости от разрешений, редактировать работы других.

Microsoft рекламирует эти продукты по-разному. Она рекламирует OneDrive как облачный сервис хранения для отдельных пользователей и малого бизнеса. В отличие от этого, SharePoint ориентирован на предприятия и корпорации, сосредотачиваясь на улучшении совместной работы, а не только на обеспечении хранилища данных.

Обмен файлами и совместная работа
Совместная работа и обмен файлами намного более гладкие с помощью Microsoft SharePoint. В OneDrive только владелец файла может контролировать, кто видит, редактирует и делится файлом. SharePoint позволяет центральному администратору назначать различные уровни доступа для отдельных пользователей или команд.
SharePoint имеет интуитивный интерфейс и функции, такие как обновления статуса, оповещения о сроках и уведомления о отслеживании проекта.

Эти функции упрощают управление проектами в той степени, в которой это не предлагает OneDrive. Вы также можете интегрировать Yammer - сервис социальных сетей - в SharePoint. Это позволяет членам команды общаться напрямую.

Хотя обе платформы позволяют пользователям создавать библиотеки файлов для организации контента, их легче управлять и навигировать в SharePoint.

Это более важное соображение при увеличении объема данных. Поэтому, если вы придаете приоритет легкой совместной работе и обмену файлами, SharePoint - это ваш выбор.

Как OneDrive, так и SharePoint позволяют вам получать доступ к своим данным с любого устройства, независимо от вашего местоположения. Они оба поддерживают синхронизацию с устройствами, позволяя вам передавать свои данные для локального использования на любом устройстве при необходимости. Таким образом, обе платформы фактически предлагают одинаковые функции в этой области.

Безопасность и конфиденциальность
Microsoft приняла надежные меры для обеспечения безопасности обеих услуг. С шифрованием данных в реальном времени вы можете создавать резервные копии своих данных на SharePoint и OneDrive. Кроме того, если вы случайно удалите файл, вы сможете восстановить его из корзины на обоих платформах.

Однако в SharePoint вы можете восстановить только файлы, которые вы можете редактировать.
Microsoft использует механизм обнаружения вирусов для сканирования файлов, загружаемых в SharePoint и OneDrive. Это помогает защитить ваши файлы и онлайн-хранилище.

Если обнаружен зараженный файл, каждая услуга немедленно уведомит пользователей. Администраторы SharePoint могут блокировать доступ пользователей к любым зараженным файлам в базе данных.

Несмотря на эти меры безопасности, вам следует быть внимательными к потенциальным рискам при обмене файлами на любой из платформ. Избегайте случайного обмена файлами с неавторизованными участниками и внимательно управляйте правами на редактирование, чтобы предотвратить потерю данных и кражу.

Вы также должны воздерживаться от излишнего обмена информацией для упрощения управления данными и обеспечения безопасности.

Цены и хранилище
На бесплатном тарифе OneDrive предоставляет пространство для хранения 15 ГБ, что должно быть достаточно для индивидуального использования. Если вам нужно больше места для хранения, у вас есть два варианта. Вы можете подписаться на Microsoft 365 Basic, который предлагает 100 ГБ за 1,99 доллара в месяц. Или вы можете выбрать Microsoft 365 Personal, который предлагает 1 ТБ хранилища за 6,99 доллара в месяц.
Самостоятельный план OneDrive называется Microsoft 365 Basic. Имейте это в виду, чтобы избежать путаницы.

В отличие от этого, SharePoint не предлагает бесплатного плана. Его самостоятельный пакет стоит 5 долларов в месяц на пользователя и предоставляет место для хранения до 1 ТБ на каждого пользователя.

В качестве альтернативы вы можете приобрести SharePoint в рамках бизнес-плана Microsoft 365. Это позволяет администраторам получить до 25 ТБ места для хранения сайтов.

Цены и объем хранилища SharePoint делают его предпочтительным для совместной работы команды. OneDrive, особенно с его бесплатным тарифом, лучше всего подходит для потребностей индивидуальных пользователей.

Более продвинутые функции
SharePoint предлагает несколько продвинутых функций, которых нет у OneDrive. Его функция веб-публикации позволяет публиковать важные документы непосредственно на внешнем веб-сайте вашей компании с использованием встроенной системы управления контентом.

Это позволяет сотрудникам или потребителям загружать такие документы, когда это необходимо.

SharePoint также позволяет добавлять приложения на внутренние или веб-страницы, создавать порталы для сотрудников, проверять формы и многое другое. Он также позволяет автоматизировать задачи на основе действий пользователей, например, отправлять новые файлы по электронной почте определенной команде или руководителю проекта. OneDrive не предлагает этой функции.

Посмотрите еще несколько вещей, которые вы можете сделать с Microsoft SharePoint, что может быть невозможно с OneDrive.

Какой выбрать?
Если вы индивидуальный пользователь без команды или малый бизнес, который не нуждается в обширной совместной работе и большом объеме хранилища, OneDrive может соответствовать вашим потребностям. Однако SharePoint будет лучше, если вы управляете большой командой, которой требуется частая совместная работа и больше места для хранения данных.

Вы также можете использовать обе услуги, поскольку план SharePoint включает OneDrive. Вы можете использовать OneDrive для хранения конфиденциальных документов компании, таких как бизнес-планы и финансовые записи, и ограничить доступ к ним для нескольких участников.

Тем временем вы можете создать сайт SharePoint для совместной работы над менее чувствительными документами, такими как политики, расписания и учебные материалы.

Кроме того, вы можете синхронизировать OneDrive с SharePoint, что упрощает использование обоих инструментов и Microsoft Teams для улучшения сотрудничества вашей команды.

В заключение, OneDrive лучше всего подходит для личного использования, в то время как SharePoint лучше подходит для совместной работы больших команд.