Эффективные советы по улучшению письменной коммуникации

Письменная коммуникация представляет собой процесс обмена информацией, сообщений и идей с использованием текстовых сообщений. Вот как ее улучшить.

Читаете ли вы некоторые сообщения от своих коллег, которые раздражают вас не в том направлении? Сообщения могут быть не оскорбительными, но тон просто не тот.

Вы чувствуете обиженность, и это отражается в вашем общении с ними. Возможно, они не имели в виду вреда, но выбрали неправильные слова.

Письменная коммуникация может идти не так много способов. Вы должны сознательно работать над улучшением своего письменного общения, чтобы ваши намерения не были неправильно поняты.

Что такое письменная коммуникация? Письменная коммуникация - это процесс отправки текстовых сообщений и инструкций через письма, отчеты, руководства и т. д.

Используется для передачи информации на рабочем месте, письменная коммуникация часто принимает формальный подход. Она содержится в официальных документах, которые служат доказательством и точкой отсчета.

Новые разработки сообщаются команде письменно. Когда члены команды проявляют непокорное поведение, им выдается запрос через письменное общение, и они отвечают таким же образом.

В отличие от устной коммуникации, которая может быть забыта, если ее не записать, письменная коммуникация длится долго, особенно если ее не тронули.

Проблемы письменной коммуникации Как и с другими формами коммуникации, цель письменной коммуникации теряется, если получатели не понимают содержание сообщения.

У письменной коммуникации есть несколько проблем, которые могут изменить смысл сообщения или намерения отправителя. Давайте рассмотрим некоторые из них.

1. Недостаток ясности Коммуникация теряет свою суть, когда она сложна. Выбор слов отправителя в письменной коммуникации может оставить получателя в замешательстве. И поскольку отправитель недоступен для уточнения вопросов, замешательство остается.

Если сотрудники чувствуют, что их заставляют принимать меры после получения сложных письменных сообщений, они могут совершить ошибки из-за недопонимания сообщений.

Ошибки, допущенные на работе из-за проблем с ясностью, являются критикой для организации, так как тратятся время и ресурсы.

2. Ограничение времени Самый эффективный рабочий процесс - это постоянное движение. Члены команды должны мгновенно получать любую нужную информацию и применять ее в своей работе. Но это не всегда так в случае письменной коммуникации.

В письменной коммуникации отправитель отправляет сообщение получателю. Вместо того, чтобы получить мгновенный ответ, ему приходится ждать, пока получатель получит сообщение, а затем ответит. Потраченное в это время может быть дорогим в срочных ситуациях. Ущерб может быть уже причинен, прежде чем информация будет получена.

3. Недостаток гибкости Сообщение, которое вы отправили коллеге на работе, может содержать неточную информацию. Вам может захотеться обновить сообщение для большей ясности. Но как только вы его отправили, вы не можете этого сделать.

Вам придется написать новое сообщение с нуля, чтобы устранить неточности или включить обновления, которые вы хотите передать. Сделать все это сложно, особенно когда у вас есть куча работы на руках.

4. Задержка в принятии решений Принятие решений на рабочем месте требует некоторой скорости. Все, участвующие в процессе принятия решений, должны быть обновлены о последних событиях и внести свой вклад вовремя.

Когда процесс принятия решений скоординирован с письменной коммуникацией, время, затраченное на получение, чтение и ответ на сообщение, замедляет процесс принятия решений. Вы можете улучшить свой процесс принятия групповых решений с правильными инструментами.

5 способов улучшить ваше письменное общение Если вы хотите процветать в своей работе или карьере, вам нужно уделять больше внимания вашему письменному общению. И это потому, что вы общаетесь с людьми в письменной форме почти каждый день.

Обеспечение их понимания передаваемых вами сообщений помогает вам получить желаемый отклик. В связи с этим давайте обсудим несколько способов, как вы можете лучше общаться в письменной форме.

1. Определите цель Что вы пытаетесь достичь с помощью сообщения? Важно определить это заранее, чтобы вы могли четко сформулировать свои мысли в этом направлении. Вы можете легко заставить людей открывать и читать ваши электронные письма с эффективным стилем письма.

Сообщение без ясно определенной цели - это как бегущий комментарий. У вас будет полная страница контента, не говоря ничего конкретного. Содержание вашего сообщения может ввести в заблуждение получателя, если вы не выясните свою цель.

2. Вступите в положение получателя Письменная коммуникация не достигнет цели, если у получателя нет необходимой предварительной информации или контекста для понимания читаемого им сообщения. Если вы пишете кому-то и упоминаете вещи, о которых он ничего не знает, он потеряется.

Ставьте себя на место читателя, когда составляете свое сообщение. Насколько он знает о предмете? Ему нужна предварительная информация или контекст?

Понимание состояния читателя относительно темы также помогает вам выбрать правильные слова и тон для передачи вашего сообщения.

3. Запишите идеи После того как вы сделали заметку о том, что вы должны написать сообщение, начните готовиться к нему, записывая идеи, которые приходят в голову.

Поскольку вы не можете легко извлечь свое сообщение у получателя для внесения изменений или обновлений, заранее запишите все свои мысли, чтобы включить их в свое сообщение.

Вам не нужно носить блокнот для этой цели. Приложение для заметок, такое как Simplenote, делает процесс легким, позволяя вам записывать свои идеи на своих мобильных устройствах в движении. Вы можете получить доступ к своим заметкам удаленно, когда вам это нужно.

4. Будьте ясными и простыми Наиболее эффективные письменные коммуникации просты и понятны. Сейчас не время впечатлить своего читателя крупными словами и грамматическими выражениями.

Существует тенденция хотеть произвести впечатление на читателя с использованием красивых слов, но это контрапродуктивно в письменной коммуникации. Помните, что вы не будете физически присутствовать, когда читатель прочитает сообщение. Поэтому вы не можете разъяснить вещи, если они смутят читателя.